Dare un feedback è essenziale per una comunicazione efficace, per migliorare le prestazioni e portare il rapporto lavorativo su un piano più elevato basato sulla fiducia. Ogni volta che commentiamo o esprimiamo un giudizio sulle azioni, sul comportamento o sul lavoro degli altri, diamo un feedback.
Bill Gates, imprenditore e programmatore statunitense, una volta disse: “Abbiamo tutti bisogno di persone che ci diano un feedback".
Spesso si ha però paura del feedback negativo, il quale viene spesso collegato ad un giudizio rivolto alla persona, portando a pensare che possa creare un clima teso. In realtà occorre soffermarsi sul vero significato della parola feedback. La traduzione dal termine inglese è “retroazione”, si riferisce quindi all’effetto di un’azione, su colui che l’ha provocato e sul sistema che lo circonda.
Il Metodo Sandwich: Cos'è e Come Funziona
Il Metodo Sandwich è un approccio di feedback che si compone di tre livelli: lode, critica e ancora lode. Pensalo appunto come un panino, dove il feedback negativo sono il condimento interno, e il feedback positivo sono le fette di pane che tengono tutto insieme.
Questa struttura è studiata in modo che le “fette di pane” dovrebbero “ammorbidire” il commento costruttivo e far in modo che questo non influenzi negativamente la relazione tra chi dà il feedback e chi lo riceve.
Leggi anche: Guida allo stile: La Regola del Sandwich spiegata
Le Tre Fasi del Metodo Sandwich
- Prima parte neutra (iniziale): Fare un’introduzione morbida (come il pane), esplicitando situazioni/compiti in cui il collaboratore è stato efficace. È importante far comprendere che il giudizio parte sempre da un aspetto positivo che va riconosciuto. Un buon inizio può essere: “Mi sei piaciuto molto quando hai fatto…”. Anche in questa fase è importante non essere mai generali ma indicare punti precisi e possibilmente esplicitare anche la ragione per cui è utile iniziare la conversazione sottolineando questi aspetti. Nella prima parte della lettera (primo strato di pane) l'azienda si limita a ricostruire il fatto con un linguaggio abbastanza semplice e immediato.
- Seconda parte negativa (rifiuto): Questo deve avere sempre un obiettivo costruttivo, per la crescita del collaboratore e per il suo miglioramento. Lo ribadiamo, è bene ricordare di separare il feedback negativo dalla persona, non attaccandola ma commentando un comportamento sbagliato. Essendo la farcitura la parte più nutritiva, è importante fornire spunti di riflessione in modo ricco e corposo, soffermandosi anche sui dettagli su come poter migliorare, al fine di rendere costruttivo il feedback. Nella parte intermedia della lettera (elemento negativo della comunicazione) lo stile di comunicazione viene leggermente alterato.
- Terza parte positiva (finale): È preferibile concludere sempre con un’affermazione positiva, raccontando - per esempio - come, seguendo i suggerimenti emersi dal confronto, il collaboratore riuscirà a migliorare e a raggiungere con più soddisfazione i propri obiettivi. Nella parte finale della lettera si inserisce il secondo elemento positivo ("strato di pane") del sandwich, in cui l'azienda si mostra disponibile a recepire ogni ulteriore informazione del cliente per perfezionare la pratica e mutare le proprie decisioni sul caso.
Come Utilizzare Efficacemente il Metodo Sandwich
Affinché il feedback negativo sia costruttivo, è importante che venga formulato in modo chiaro, prestando attenzione ad alcuni accorgimenti. Sii conciso ed evita giri di parole per evitare fraintendimenti. Dichiarando apertamente le tue aspettative fornisci al destinatario un obiettivo chiaro su cui lavorare e un senso dell’orientamento.
L’utilizzo del Metodo Sandwich può essere un ottimo strumento per manager, coach e chiunque ricopra una posizione di leadership che ha bisogno di fornire un feedback. Iniziando e terminando la conversazione con commenti positivi e mettendo nel mezzo il feedback negativo, può aiutare a creare un dialogo più costruttivo che lascia tutti a proprio agio.
Per le ragioni trattate quindi è opportuno non improvvisarsi nel fornire un feedback bensì strutturarli seguendo questi piccoli consigli in modo che si possa ottenere con più efficacia i risultati sperati, nella peggiore delle ipotesi vi sareste preparati un appetitoso spuntino.
Esempi di Applicazione del Metodo Sandwich
Il feedback sandwich si usa soprattutto nell’ambito lavorativo e, in particolare, nei colloqui con i dipendenti in cui i dirigenti valutano la performance del lavoratore. Spesso si ricorre anche alla tecnica del sandwich nel caso di pareri spontanei, per dare meno peso al feedback negativo.
Anche nella routine quotidiana ci si imbatte nel feedback sandwich. Infatti la tecnica del sandwich è molto amata nell’ambito della vendita e del commercio al dettaglio: ricorrendovi i venditori cercano di convincere i potenziali clienti della validità del proprio prodotto. Infine molti genitori, insegnanti e assistenti sociali applicano la tecnica del sandwich anche con i bambini, per evitare reazioni negative.
Leggi anche: "Sandwich Man" di Paolo Conte: Un'analisi
Esempio: “Il tuo progetto è stato ben pensato e ben strutturato sin dall’inizio, però nella presentazione mancavano alcuni temi di cui avevamo parlato durante l’ultimo meeting. Anche nella routine quotidiana ci si imbatte nel feedback sandwich.
Esempio nel Giornalismo
Nel giornalismo la tecnica del sandwich ha un altro significato. In un servizio giornalistico il telegiornale espone una decisione del governo (parte iniziale). Poi espone la critica delle opposizioni (elemento negativo). Infine, chiude il servizio con la risposta ufficiale del governo che minimizza le critiche (elemento positivo). La tecnica è usata anche per redigere articoli sulla carta stampata.
Gestione del Team e Feedback Costruttivo
Gestire un team di lavoro implica diversi aspetti: coordinare individui con competenze, personalità e prospettive diverse richiede abilità di leadership e una profonda comprensione delle dinamiche di gruppo. Il feedback, in particolare, è uno strumento cruciale per lo sviluppo individuale e collettivo. Attraverso un ritorno chiaro e orientato agli obiettivi, i membri del team possono comprendere l’efficacia delle loro prestazioni, identificare aree di miglioramento e rafforzare i loro punti di forza.
Il feedback ha un ruolo fondamentale nel promuovere il miglioramento continuo e contribuisce alla creazione di un luogo lavorativo in cui le singole persone si sentono coinvolte, valorizzate e motivate a migliorare le loro performance. La gestione efficace del team richiede quindi la capacità di dare feedback in modo costruttivo, incoraggiando il continuo apprendimento e la crescita professionale.
Ulteriori Tecniche di Comunicazione Efficace
Oltre al Metodo Sandwich, esistono altre tecniche di comunicazione che possono essere utilizzate per migliorare la gestione di progetti e l'innovazione:
Leggi anche: Applicazioni Pannelli Sandwich Verdi
- Timeboxing: Assegnare un limite temporale fisso per ogni punto all’ordine del giorno, si previene la tendenza a divagare o a soffermarsi eccessivamente su determinati argomenti.
- Piramide di Minto: Inizia con la conclusione o il punto chiave, seguito da dati di supporto e ulteriori dettagli.
- MBWA (Management By Walking Around): Interagire direttamente con i membri del team nell'area di lavoro.
- Ascolto attivo e parafrasi: Comprendere veramente ciò che viene detto e rispondere in modo appropriato.
- SPOC (Single Point of Contact): Designare un singolo punto di contatto per specifiche aree o questioni del progetto.
- Parking Lot: Mettere da parte gli argomenti non pertinenti all’agenda corrente durante le riunioni.
- Principio di Pareto (80/20): Concentrarsi sul 20% delle informazioni che forniranno l’80% del valore.
- Verifica della comprensione: Verificare che il destinatario abbia ricevuto e compreso il messaggio.
tags: #regola #del #sandwich #comunicazione